88% de las planillas de Excel tienen errores

Podemos decir que Microsoft Excel hoy en día es una de las herramientas más usadas por empresas en el mundo. Aún con el surgimiento cada vez mayor y más rápido de nuevos programas, Excel parece no perder espacio.

 

Sus aplicaciones son de las más variadas: hojas de cálculos de seguimiento de KPIs, control de inventario, informes financieros, gestión de proyecto... La capacidad de Excel de organizar y gestionar datos, creando tablas, gráficas y diagramas, y de construir diferentes fórmulas y relaciones entre los datos la convirtió en la herramienta preferida del mundo corporativo.

 

Con el tiempo, las hojas de cálculos simples para cálculos y los análisis rápidos abrieron espacio a grandes planillas conteniendo modelos complejos, con diferentes pestañas, una infinidad de gráficas, miles de fórmulas y una inmensa cantidad de datos. Sus aplicaciones se hicieron cada vez más sensibles, siendo usadas para determinar los presupuestos de empresas, asignación de sus recursos, análisis de retorno de inversiones, por ejemplo. Decisiones de miles de millones de dólares son tomadas por medio de análisis en Excel.

 

 

Con gran importancia, el conocimiento en Excel se convirtió en un ítem obligatorio en los currículos. El dominio de la herramienta pasó a ser exigido prácticamente en todos niveles de las empresas, aunque muchas veces no es comprobado por los candidatos. Por tratarse de una herramienta de fácil uso, y de buena documentación, la mayor parte de los usuarios cuenta únicamente con un nivel básico de formación y conocimiento, aunque se consideren usuarios avanzados.

 

Considerando la complejidad dada en las hojas de cálculos de Excel, y la falta de dominio de muchos usuarios, llegamos al título de esta publicación: más de 80% de las planillas de Excel tienen errores. El profesor de University of Hawaii Ray Panko descubrió que en promedio 88% de las planillas de Excel tienen 1% o más de errores en sus fórmulas.

 

De acuerdo con sus estudios [Referencia 1], la frecuencia de generación de errores en el desarrollo de hojas de cálculos es similar a la generación en el desarrollo de códigos de programación. Sin embargo, estos pasan por mucho más baterías de pruebas y validación antes del inicio de su utilización oficial, mientras que la mayor parte de las planillas pasan a ser usadas en la primera versión desarrollada.

 

Panko clasifica los errores en hoja de cálculos en 3 tipos: los  mecánicos, como errores de digitación de números, que normalmente son rápidamente detectados y corregidos; los errores lógicos, como la utilización equivocada de fórmulas, que son los más frecuentes, y los errores de omisión, donde los datos son ignorados en las fórmulas. El último tipo de error sería el más grave, debido a que es más difícil de ser detectado.

 

Un ejemplo famoso es el caso en que dos economistas famosos de Harvard, Carmen Reinhart y Kenneth Rogoff, publicaron, en 2010, un estudio indicando un límite crítico de deuda de un estado o gobierno.[2] En los casos en que la deuda pública excediera el 90% del PIB, el crecimiento económico sería negativo (0,1%). Diversos políticos utilizaron este estudio como justificación para la creación de políticas de austeridad y reducción de las deudas. Algunos estudiantes pidieron acceso a los datos usados por los autores, porque no lograron replicar los resultados usando la metodología expuesta en los estudios. El resultado surgió en 2013: se constató un error en una fórmula de Excel, que dejaba de lado los resultados de 25% de los países considerados. Con la corrección, el crecimiento económico para los casos en que la deuda pública excede el 90% del PIB no sólo dejó de ser negativo, sino que pasó a indicar un valor considerado alto (2.2%)

 

Entre las principales causas señaladas para estos errores, de acuerdo con Panko, habían la falta de documentación, y el mal formato de las hojas de cálculos, con un diseño mal desarrollado.

 

El hecho es que en diferentes empresas, los análisis complejos e importantes pasaron a ser hechos en Excel, con el uso que se aproxima a limitaciones del programa, desarrollando planillas con errores y llevando a decisiones tomadas de forma equivocada, ocasionando perjuicio económico y de tiempo.[3]

 

Además de eso, para ayudar en la toma de decisiones complejas, normalmente se crean modelos de optimización matemática. Los modelos hechos en Excel tienen diferentes limitaciones que pueden impactar en los desarrollos y las utilizaciones, como la cantidad y las características de las variables, la utilización de memoria y el mal desempeño.

 

Para tales usos, es esencial la utilización de herramientas más adecuadas, como lenguajes propios para el desarrollo de modelos, solvers (solucionadores) más eficientes e interfaces más sencillas para realizar análisis complejos. En Cassotis, usamos el lenguaje AMPL combinado con la plataforma de optimización, que permite una creación intuitiva de modelos matemáticos y el rápido desarrollo de interfaces de fácil uso, además de ofrecer diferentes prestaciones que permiten la prueba fácil de diferentes escenarios y sus comparaciones, análisis de sensibilidades y una fácil edición y visualización de los datos.

 

¿Qué le parece si aprovechamos este momento para conocer estas herramientas y caminamos juntos rumbo a la racionalidad de las decisiones?

 

Referencias

[1] PANKO, Raymond R. What We Know About Spreadsheet Errors. 

[2] KRUGMAN, Paul. The Excel Depression.

[3] SOTO, Christiane. 12 of the Biggest Spreadsheet Fails in History.

 

Cassiano Vinhas de Lima - Consultor en Cassotis Consulting